Pergunu DIY –SLEMAN– Tahun 1950 Jepang mengalami kesulitan diberbagai sektor oleh ekses Perang Dunia II mengambil kebijakan nasiaonal strategis untuk bangkit dari keterpurukan. Ekses ekonomi, teknologi, sosial, ekologi dan kemanusiaan tentunya. Upaya strategis dilakukan untuk membangun ekonomi dan pemulihan stabilitas nasional. Jepang mengirim sumber dayanya ke negara-negara Barat untuk belajar dan mengambil manfaat ilmu pengetahuan, teknologi untuk kemanfaatan negaranya. Jalinan dan kunjungan ke Amerika dan Eropa sekalian menghasilkan kerja sama dan perjanjian untuk kebaikan negaranya. Tidak kurang dari 42.000 perjanjian telah didokumenkan. (Bendell h 47). Tahun 60-an Jepang mulai lahir tanda-tanda kebangkitan dan kemajuan. Beragam kegiatan ekonomi dan produksinya mendapatkan tempat dan diakui mutunya. Jepang sangat memperhatikan pentingnya mempelajari, mengamati, meniru secara sistematis teknologi Barat dan melakukan terobosan untuk menjadi lebih baik secara internal nasional pula global. Patok duga (benchmarking) dilakukan oleh Jepang terhadap kemajuan Amerika dan Eropa dalam kurun waktu cukup lama 32 tahun, 1952 s.d. 1960 M.
Patok duga banyak dilakukan oleh organisasi industri atau lembaga bisnis dalam meningkatkan kepuasan terhadap para pengguna atau pelangganya. Xerox Corporation dengan pembandingnya American Expresss. Matufacturing LTD, National Cash Register Company (NCR) AS dengan misi vsion & ten nya selalu memimpin dalam pengembangan rekayasa teknologi baru perusahaan. NCR telah berhasil mengekspor produknya ke 90 negara, (Bendell h 66). Rover dengan Honda. Bahwa meski Honda dengan fasilitas alat produksinya kalah dengan Rover tetapi nyatanya kualitas output Honda lebih baik bukan karena mesinya yang membuat perbedaan, akan tetapi cara bagaimana memanfaatkanya. BOC’s Special Gases, BOC Ltd. membadingkanya dengan Du Pont yang terbaik di kelasnya. Atas patok duga yang diterapkan BOC Special Gases menjadi pemenang European Quality Award (1992).
Patok duga dipraktikkan dan disambut ramai di banyak organisasi bisnis, perusahaan-perusahaan besar di negara-negara maju, terutama di Amerika Serikat. Patok duga menjadi viral menyebar luas dan populer di kalangan organisasi industri. Penyebabnya diantaranya adalah karena adanya persaingan global, minat yang terus untuk mendapatkan penghargaan mutu, dan adanya kesadaran manajemen industri untuk senantiasa mengadakan perbaikan terobosan.
Patok duga (benchmarking) memiliki arti tolok ukur, pembanding. Yakni sesuatu yang digunakan untuk mengukur, menilai, menaksir, mengetahui, memahami, melihat, menyamakan, membedakan, memilih, menetapkan, standar, membandingkan dst. Patok duga berarti patokan atau ukuran yang digunakan untuk mengukur. Patok duga menjadi istimewa kemudian oleh karena digunakan dalam bisnis. Patok duga menjadi pendekatan dalam memajukan perusahaan ataupun organisasi wara laba atau jasa. Patok duga (qiyas) merupakan evolusi alami untuk meningkatkan mutu kinerja, daya saing, pelayanan, dan produksi. Sederhananya bagaimana melihat sesuatu hal itu baik dan bagaimana cara untuk mendapatkanya, atau mencapainya, atau melakukanya yang demikian itu patok duga.
Istilah umum dimasyrakat dikenal studi banding. Yakni kegiatan belajar yang dilaksanakan di tempat berbeda dengan tujuan untuk mendapatkan ilmu pengetahuan, pengalaman baik, best praktis, mengambil manfaat, membangun hubungan, dan peningkatan mutu. Studi banding dilakukan pada umumnya dilakukan lebih dari satu orang dari suatu organisasi kepadaorganisasi lain. Studi banding dilakukan secara legal oleh kedua belah fihak atau lebih dengan terlebih dahulu diadakan permintaan dan kesediaan dilaksanakanya studi banding. Selain untuk kepentingan program organisasi studi banding juga dalam rangka penyegaran sehingga mendapatkan motivasi baru untuk menjadi lebih baik.
Organisasi berbadan hukum baik yang bergerak dibidang jasa, ataupun produk acap kali melakukan studi banding ke organisasi sasaran sebagai upaya evolutif untuk memperbaiki kekurangan atau kesulitan untuk mengurai berbagai hambatan untuk menunjang kemajuan. Dengan melakukan studi banding atau kunjungan langsung di organisasi lain akan menemukan semangat baru atau munculnya inspirasi-inspirasi sehingga membawa dampak positif bagi kinerja,proses pelayanan, dan keuntungan-keuntungan tertentu. Biasanya studi banding dilakukan secara tim. Untuk kelancaran usahanya studi banding memerlukan perencanaan, biaya, akomudasi, transportasi, dan hasil studi banding akan diterapkan,ditiru atau diadopsi diorganisasi.
Sudah jamak di masyarakat ada sebutan studi tiru, belajar untuk dapat meniru. Konsep studi tiru dimaksudkan untuk dapat melakukan hal yang ideal yang ada di sasaran studi. Langkahnya ialah dengan meriset; mengamati, menyimak, membaca, komunikasi dokumentasi, menganalisa bahan studi lalu penerapan, meniru atau melakukan inovasi-inovasi.
Bertalian dengan sebutan studi tiru, studi banding, dan patok duga di dalam Al Qur’an ditunjukkan makna kebaikan total yakni pada QS Al Baqarah 2: 95 dan 201. Cara bekerja yang efektif dan efisien sebagai mana tersurat pada Al Qasas 28: 77. Di dalam kitab suci Al Karim pula ditunjukkan tentang perbandingan atau kesamaan yakni pada QS 2: 183, QS Ali Imran 3: 104, QS 2: 148, An Nahl 16: 97. Isyarat untuk memberikan kebaikan atau kepuasan kepada orang lain sebagai mana pada QS Ar Rum 30: 38. Studi untuk meniru atau mengikuti ditunjukkan dalam QS Al Qiyamah 75: 17-18. Cara meraih keberhasilan optimal termaktub pada QS An Nahl 16: 97. Pentingnya kerja sama tim diberitakan dalam QS Al Maidah 5: 2. Allah meminta perubahan bermula dari usaha yag sistemik berikutnya akan mencapai hasil yang ideal atas kehendak dan pertolongan-Nya, QS Ar Radu 13:11. Dalam pada itu dalam HR Ahmad Rasulullah mengingatkan untuk bergerak lebih baik dan beruntung, jangan sampai menjadi orang yang merugi, pailit, dan celaka.
Menurut pendapat beberapa ahli yakni Greogory H Waston, Robert Cam, Goetsch dan Davis, dan Teddy Pawitra sebagai mana dikutip oleh Fany dan Anastasia beragam namun dalam persamaan esensi. Meurut Gregory H Waston patok duga merupakan pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif yang unggul. Robert Camp mengatakan patok duga merupakan proses pengukuran yang kontinyu menyangkut produk, jasa, dan praktik-praktik terhadap kompetitor terbaik. Goetsch dan Davis mendefinisikan patok duga sebagai proses pembandingan dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri. Berikutnya Teddy Pawitra mengatakan bahwa patok duga ialah suatu proses belajar yang berlangsung secara sistematik dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu organisasi dibandingkan dengan organisasi lain yang terbaik atau pesaing yang paling unggul.
Patok duga bagi lembaga atau organisasi merupakan teknik operasional yakni suatu proses secara terus menerus untuk menganalisis tata cara terbaik dengan maksud menciptakan dan mencapai tujuan dengan prestasi lebih tinggi. Teknik ini dilakukan dengan cara mengukur secara berkesinambungan terhadap produk jasa dan praktik-praktik terhadap competitor terbaik. Patok duga juga sebagai suatu kiat mencari tahu suatu lembaga bisa memimpin dan melaksanakan tugas-tugasnya secara lebih baik. Patok duga fokus suatu tindakan atau praktik terbaik fungsi-fungsi lembaga. Praktik patok duga dijalankan sistematis dan terpadu dengan manajemen. Penerapan teknik, kiat, fokus, dan praktik patok duga melibatkan semua fihak yang berkepentingan organisasi, mitra, dan stakeholders.
Empat hal yang menjadi patok duga yaitu pertama, patok duga merupakan kiat untuk mengetahui tentang bagaimana dan mengapa suatu perusahaan yang memimpin dalam suatu industri dapat melaksanakan tugas-tugasnya secara lebih baik dibandingkan dengan yang lainnya. Kedua, fokus dari kegiatan patok duga diarahkan pada praktik terbaik dari perusahaan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk dan jasa menjalar ke arah proses, fungsi, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, dan lain-lain. Patok duga berwujud perbandingan yang terus-menerus, jangka panjang, dan siklikal tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik di mana pun perusahaan itu berada. Ketiga, praktik patok duga berlangsung secara sistematis dan terpadu dengan praktik manajemen lainnya, misalnya TQM, corporate reengineering, analisis pesaing, dan lain-lain. Keempat, kegiatan patok duga perlu keterlibatan dari semua pihak yang berkepentingan, pemilihan yang tepat tentang apa yang akan dipatok duga, pemahaman dari organisasi itu sendiri, pemilihan mitra yang cocok, dan kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis. (Fandy & Anastasia h 233).
Patok duga memberi manfaat. Tersiarnya patok duga pada permulaan tahun 1980 membawa faedah dalam beragam organisasi. Sebagai alat atau ilmu terapan patok duga membantu managemen organisasi untuk menaikkan kinerja dan mutu produktifitasnya. Perusahaan-perusahaan menggunakan teknik patok duga dalam meningkatkan kinerja dan proses operasionalnya. Patok duga memberikan dampak-dampak positif bagi lebaga sehingga ada perubahan budaya, perbaikan kerja, dan peningkatan kemampuan sumber daya manusia. (Rossa, 1994, pp 239). Patok duga memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang realistis. Proses ini berperan besar dalam meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target yang ingin dicapai. Hal ini dapat mengatasi sindrom ‘not invented here’ dan alasan “we’re differen” yang sering dilontarkan sebagai argumen untuk tetap mempertahankan status quo.
Perbaikan kinerja patok duga memungkinkan perusahaan untuk mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki. Hal ini dapat bermanfaat bagi perancangan ulang suatu produk atau jasa untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Gap yang ada di patok duga sangat membantu suatu organisasi untuk cepat mengevaluasi lantaran gab menghadirkan data yang terbaca dan kongkrit. Evaluasi dari gab berikutnya mengundang untuk perbaikan dan jalan keluar dari kesulitan atau permasalahan. Bilamana gab atau hambatan menemukan akarnya maka hal yang akan dituju atau diraih memungkinkan untuk mudah diraih, realistis intervensi yang bisa dilakukan. Kontradiksi organisasi teratasi dan simetrisasi fungsi-fungsi terkendali. Perbaikan yang terbaca dengan perbaikan respon nyata bisa dilakukan. Perbaikan disini ialah patok duga dengan sistem dan kiatnya dapat menghapus kesenjangan-kesenjangan yang tidak menguntungkan.
Peningkatan kemampuan sumber daya manusia patok duga memberikan dasar bagi pelatihan. Para karyawan mulai menyadari bahwa ada gap antara apa yang mereka kerjakan dan apa yang dikerjakan oleh karyawan di perusahaan yang terbaik di kelasnya. Usaha mengurangi gap memerlukan keterlibatan karyawan dalam setiap teknik pemecahan masalah dan perbaikan proses. Melalui keterlibatan tersebut setiap karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan. Ilmu pengetahuan menyinari keadaan, mencerahkan keruwetan, mengurai kesulitan dan hambatan-hambatan. Sumber daya meningkat kemampuanya dengan berambahnya ilmu pengetahuan. Bertambahnya ilmu pengetahuan memperluas wawasan, keterampilan dan keahlian-keahlian. Patok duga sangat memperhatikan pentingnya pendidikan dan pelatihan secara berkala bagi insan dan sumber daya organisasi. Fungsi patok duga ialah untuk memperbarui senantiasa kecakapan sumber daya seiring dengan perkembangan dan tuntutan perkembangan sehingga kebutuhan nasabah organisasi dapat dipenuhi dari sumber daya yang terdidik, terlatih, terampil, dan produktif unggul.
Patok duga tidak sama dengan persaingan, competiton atau munafasah. Patok duga, mengukur memiliki bebera pakarakter yang membedakan dengan analisis persaingan. Pataok duga fokus kepada kebutuhan pelanggan, yang lain pada perusahaan. Tujuanya pengetahuan proses, yang lain tentang pengetahuan perusahaan. Sistemnya kerja sama dan kemitraan, yang lain mandiri dan tersendiri. Patok duga membagi informasi, yang lain merahasiakannya. Tidak senantiasa kompetitif atau munafasah, yang lain selalu munafasah. Riset patok duga hasilnya untuk manfaat bersama, yang lain tiada kehendak membagi manfaatnya. Patok duga dapat membandingkan dengan di luar perusahaan atau organisasi, yang lain hanya membandingkan di dalam perusahaan sendiri. Patok duga melihat kepada proses, yang lain kepada hasil. Jangka panjang menjadi karakteristik cara dan tujuan patok duga, qiyas.
Patok duga dimaksudkan untuk secara langsung meningkatkan efisiensi operasi dan strategik perusahaan. Konsep patok duga mengarah pada reorientasi budaya menuju usaha belajar (learning), peningkatan keterampilan dan efisiensi, yang pada gilirannya mengarah pada proses perkembangan yang berkelanjutan. Konsep efisiensi yang ingin dicapai melalui patok duga mengandung empat komponen dasar (Karlof dan Ostbiom, 1993, p. 4) –Fandy & Anastasia h 236 yaitu mutu (utilitas), harga, volume produksi, dan biaya. Nilai, value, merupakan perbandingan atau hasil bagi antara kualitas dan harga. Sedangkan hasil bagi antara volume produksi dan biaya disebut produktivitas. Dengan demikian efisiensi merupakan fungsi dari nilai dan produktivitas.
Mutu, harga, volume produksi, dan biaya menjadi satu kesatuan dalam urusan efisiensi dan efektifitas patok duga. Empat rukun patok duga memerlukan perhitungan cermat, teliti, tepat, dan benar. Jepang dalam sejarahnya memiliki pengalaman berharga. Ketika Barat memprioritaskan jumlah banyaknya produk Jepang sebaliknya, bahwa mutu lebih membantu dari kuantitas produk. Maka mutu dalam strategi patok duga hal utama. Harga produksi jasa atau barang juga butuh dihitung. Harga suatu proses atau aktifitas yang menghasilkan barang atau jasa dihitung biayanya sehingga dapat dihitung, equifalen menjadi suatu harga. Berikutnya diukur kemampuan atau volume yang menjadi rencana target operasional patok duga, ukuran besar kecilnya, sedikit banyaknya dan seterusnya. Volume dihitung atau diukur dan dipastikan totalnya. Berikutnya adalah hal biaya. Patok duga dalam melakukan proses tentu mengeluarkan modal untuk dapat menghasilkan barang dan jasa. Ongkos proses inilah yang kemudian oleh patok duga mendapati biaya yang harus dibayarkan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa. Fariabel yang terkait dengan hal-ihwal proses seperti waktu, tenaga, bahan, keandalan produk dll biayanya dapat diukur atau dinilai.
Tahapan untuk melaksanakan teknik patok duga menurut Goetsch dan Davis ada 14 langkah yaitu, komitmen manajemen, basis pada proses perusahaan itu sendiri, identifikasi dan dokumentasi setiap kekuatan dan kelemahan proses perusahaan, pemilihan proses yang akan dipatok duga, pembentukan tim patok duga, penelitian terhadap objek yang terbaik di kelasnya (best-in class), pemilihan calon mitra patok duga best-in-class, mencapai kesepakatan dengan mitra patok duga, pengumpulan data, analisis data dan penentuan gap, perencanaan tindakan untuk mengurangi kesenjangan yang ada atau bahkan mengunggulinya, implementasi perubahan, pemantauan, dan memperbaharui patok duga, melanjutkan siklus tersebut. (Goetssch dan Davis 1994, h 416-423) – Fandy dan Anastasia h 243.
Tujuan utama patok duga adalah untuk menemukan kunci atau rahasia sukses dari sebuah institusi pendidikan yang terbaik dikelasnya, dan kemudian mengadaptasi serta memperbaikinya untuk diterapkan pada institusi yang melaksanakan patok duga. Patok duga bukan hanya persoalan mencari, mencatat, mengumpulkan, dan memaknai data, namu dibalik itu ialah bagaimana menemukanya rahasia dalam upaya pencapaian kinerja. (Suluri, Benchmarking dalam Lembaga Pendidikan (2019). Rahasia keberhasilan dalam patok duga didapat bukan dengan cara cara-cara instan namu dengan tahapan, persyarata, budaya kerja yang tingi yang kredible dengan dukungan sumber daya yang terdidik terlatih dan perbaikan tanpa henti, inkremental.
Model patok duga menurut Dr Crilley dibagi empat tingkat ( Bendell h137) yaitu patok duga internal, patok duga persaingan organisasi yang sama, patok duga bermutu internasional, dan patok duga pelanggan. Patok duga internal yang dimaksud adalah kondisi lebih baik dibanding dari dari apa yang telah kita kerjakan sebelumnya, al mi’yaru ad dakhily. Perubahan positif yang diciptakan institusi diukur dari kinerja sebelumnya maka yang demikian sangat berarti bagi perkembangan dan inkremental institusi, meski pelan namun berantai, perbaikan internal tiada putus. Sementara patok duga persaingan yaitu kondisi yang lebih baik dibanding dengan organisasi manapun didalam organisasi atau instansi yang sama, attanafusu ‘ala al khair. Adapun patok duga bermutu internasional yakni kondisi lebih baik dibanding organisasi manapun. Jangkauan patok duga dalam hal ini mencakup lintas negara, lintas kawasan, dan mengglobal, al mi’yaru ad-dauly. Dan patok duga pelanggan merupakan kondisi baik dibanding dengan harapan para pelanggan. Bilamana pengguna, customer, nasabah, atau pelanggan puas dengan output dari institusi atau perusahaan maka kondisi yang demikian menjadi target patok duga model keempat ini, patok duga pelanggan, mi’yarul ‘amil.
Menurut Roger Sugden dari Rank Xerox Ltd., titik-titik berikut ini merupakan kunci untuk patok duga yang berhasil. (1) Penting sekali untuk memahami proses-proses Anda sendiri secara saksama dan menyeluruh. (2) Kunjungan-kunjungan jangan direncanakan sebelum penelitian di atas meja cukup dilakukan, guna memastikan bahwa perusahaan-perusahaan yang dipilih adalah perusahaan-perusahaan paling baik yang dapat ditemukan. (3) Fokusnya harus pada penerapan terbaik bidang Industri. (4) Harus ada kemauan membagi informasi. Kunjungan-kunjungan timbal-balik direncanakan bilamana perlu. (5) Informasi peka selalu dijaga kerahasiaannya. (6) Mendorong para pemilik atau pengguna proses untuk melakukan penelitian. (7) Jangan memusatkan perhatian pada hasil akhir praktik dan prosesnya yang perlu dipahami. (8) Patok duga harus merupakan proses yang berkesinambungan, persaingan selalu berubah terus-menerus. (9) Haruslah ada kemauan untuk mengadakan perubahan berdasarkan penemuan-penemuan patok duga, dan (10) patok duga merupakan hal yang penting dan rawan, berusaha melibatkan orang setelah penelitian sangatlah terlambat. (Benell h 52)
Patok duga dapat diterapkan dengan melakukan pendekatan-pendekatan. Yakni institusi melakukan riset in house. Bilaman ini tidak memungkinkan, atau memungkinkan namun perlu riset fihak non instansi maka perlu dilakukan riset pihak ketiga. Jadi memanfaatkan hasil riset merupakan respon yang baik dalam melaksanakan sistem patok duga. Institusi dapat melakukan kunjungan langsung ke sasaran patok duga. Mengamati, meniru, memodifikasi institusi lainya (ATM) dari hasil kunjungan langsung, yang demikian juga langkah yang baik. Pertukaran informasi dengan instansi lain yang saling menguntungkan dan bernilai untuk peningkatan-peningkatan juga merupakan upaya jitu dalam mengimplementasikan patok duga. Dengan upaya-upaya kreatif saling menjalin hubungan silaturahim, pertukaran informasi, pengalaman, sumber daya hal demikian ditempuh sehingga efisensi tercapai output mutu unggul juga tercapai. Patok duga yang mudah dan murah namun mutu unggul, patok duga pertukaran langnsung.
Patok duga merupakan studi untuk menuju kebaikan dan mutu. Konsepnya ada, langkah pelaksanaa tertata. Sebagai gerakan menuju kebaikan dan mutu patok duga memiliki kode etik dalam penerapanya sehingga ini menjadi karakteristik sebuah ilmu pengetahuan dan ilmu terapan. Kode etik patok duga sangat penting untuk diindahkan dalam manajemen institusi atau organisasi. Patok duga memiliki prinsip legalitas, prinsip pertukaran, prinsip kerahasiaan, prinsip penggunaan, prinsip kontak pihak pertama, dan prinsip pihak ketiga. (Fandy & Anastasia h 257). Faedah dari menjaga prinsip patok duga ini ialah terciptanya tujuan dan menjaga jaminan mutu. Aturan main patok duga dijaga betul sehingga kemanfaatanya akan semakin bertambah dan bertambah, meluas, dan mengglobal. Patok duga tidak sama dengan persaingan, memiliki aturan dikutakan etiket, adab. Aturan main dan etika menjadi satu kesatuan karakteristik patok duga. Bukankan suatu perubahan harus dilakukan dari dalam diri lalu menjadi besar dan meluas karena didukung dengan kekuatan lain; pasar, pelanggan, sumber daya dan stakeholders.
*) Mahasiswa S3 UKHAC Mojokerto, Kepala MA Diponegoro Yogyakarta
